Положение о порядке хранения в архивах Организации на бумажных и/или электронных носителях результатов освоения обучающимися образовательных программ
1. Область применения
1.1. Настоящее Положение о порядке хранения в архивах Организации на бумажных и/или электронных носителях результатов освоения обучающимися образовательных программ (далее - Положение) устанавливает порядок хранения, заполнения, выдачи и учета:
- документов об обучении по дополнительным общеобразовательным общеразвивающим программам для детей и взрослых - свидетельств об обучении, сертификатов;
- дубликатов документов о квалификации/обучении у ИП Рудых Л.О. (далее- Организация).
1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.2012г. No 273-Ф3 «Об образовании в Российской Федерации».
2. Общие положения
2.1. В Организации лицам, успешно освоившим соответствующую образовательную программу и прошедшим аттестацию, выдаются сертификаты неустановленного образца.
2.2. Лицам, не прошедшим аттестации или получившим неудовлетворительные результаты, а так же обучающимся, освоившим часть образовательной программы или отчисленным из Организации (в том числе в связи с истечением сроков обучения согласно соответствующей образовательной программы, но не более трех месяцев после предоставления доступов к личному кабинету обучающегося), выдается справка об обучении или периоде обучения самостоятельно установленного в Организации образца (приложение 1).
Бланки справки об обучении или периоде обучения не являются защищенной от подделок полиграфической продукцией.
3. Хранение документов о квалификации и документов об обучении 3.1. Бланки документов хранятся в Организации как документы строгой отчетности и учитываются в соответствии с представленной процедурой.
3.2. Бланки документов о квалификации, являющихся защищенной от подделок полиграфической продукцией, принимаются по товарной накладной, о чем соответственно в: журнале учета выдачи бланков дипломов о профессиональной переподготовке; журнале учета выдачи бланков удостоверений о повышении квалификации; журнале учета выдачи бланков свидетельств о профессии рабочего, должности служащего; делается запись с указанием даты получения, количества полученных бланков и подписи ответственного за приемку лица.
3.3. Бланки документов строгой отчетности хранятся вместе с журналами учета выдачи в шкафу, доступ к которому имеется только у ответственного сотрудника.
3.4. В случае порчи бланков документов при оформлении, испорченный бланк списывается и выдается чистый бланк, о чем в журнале учета выдачи документов (графе «Примечание») делается запись с указанием типографского номера испорченного бланка, типографского номера нового бланка документа, причины списания и подписи ответственного лица.
3.5. Бланк справки об обучении или периоде обучения (электронная версия) хранится в шаблонах документов.
3.6. Бланки оформленных, но не полученных обучающимися документов хранятся в сейфе.
4. Выдача и учет документов о квалификации/обучении, дубликатов документов
4.1. Для учета выдачи документов о квалификации/обучении, дубликатов документов в Организации ведутся следующие учетные документы (приложение 2): реестр документов о квалификации (свидетельств о профессии рабочего, должности служащего) - электронная версия; реестр документов о квалификации (дипломов о профессиональной переподготовке) - электронная версия; реестр документов о квалификации (удостоверений о повышении квалификации) - электронная версия; реестр дубликатов документов о квалификации/обучении.
4.2. В вышеуказанные журналы вносится следующая информация:
- типографский номер бланка документа (серия и номер); регистрационный номер документа; дата выдачи документа;
- фамилия, имя и отчество лица, которому выдан документ;
- дата рождения лица, которому выдан документ (для передачи в Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении);
- уникальный номер индивидуального лицевого счёта застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) лица, которому выдан документ (для передачи в Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении); наименование организации, направившей обучающегося на обучение; наименование образовательной программы; срок обучения (в
часах);
- номер и дата протокола заседания квалификационной комиссии; номер и дата приказов о зачислении и отчислении обучающегося; примечания.
4.3. Дубликат документа выдается:
- взамен утраченного документа о квалификации/обучении;
- взамен документа о квалификации, содержащего ошибки, обнаруженные выпускником после его получения; лицу, изменившему фамилию (имя, отчество).
В случае утраты только диплома либо в случае обнаружения в нем ошибки после его получения выпускником выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему.
В случае утраты только приложения к диплому или обнаружения в нем ошибок после получения выпускником выдается дубликат приложения к диплому.
Лицо, изменившее фамилию (имя, отчество), вправе обменять имеющийся у него документ о квалификации/обучении с новой фамилией (именем, отчеством).
4.4. Для учета выдачи справок об обучении (периоде обучения) в Организации ведется «Журнал регистрации справок об обучении» (приложение 3).
4.5. Документ о квалификации/обучении выдается слушателю:
- лично;
- по заявлению выпускника направляется в его адрес через операторов
почтовой связи заказным почтовым отправлением.
4.6. Для учета регистрации выдачи документов квалификации/обучении, дубликатов документов в Организации ведутся следующие документы (в соответствии с образовательной программой): протокол заседания аттестационной комиссии по профессии рабочего, должности служащего; протокол заседания аттестационной комиссии по профессиональной переподготовке; протокол заседания аттестационной комиссии по повышению квалификации;
индивидуальная ведомость регистрации выдачи дубликатов документов о квалификации/обучении (приложение 4).
В вышеуказанных документах слушатели ставят дату и расписываются за получение документов о квалификации/обучении. В случае если документ о квалификации/обучении необходимо выслать по указанному слушателем почтовому адресу, то вместе с оригиналом документа о квалификации/обучении высылается выписка из протокола заседания аттестационной комиссии. Слушатель ставит дату и расписывается за получение документа и отсылает выписку по указанному в ней адресу.
5. Заполнение документов о квалификации/обучении, дубликатов документов
5.1. Документы о квалификации/обучении оформляются на государственном языке Российской Федерации.
5.2. При заполнении бланков документов о квалификации/обучении указываются следующие сведения:
- регистрационный номер бланка (в соответствии с реестром выданных документов);
- дата выдачи документа;
- место нахождения учебной организации;
- фамилия, имя, отчество лица, прошедшего обучение (пишется полностью в именительном падеже в соответствии с записью в паспорте, или документе его заменяющем). Фамилия, имя, отчество иностранного гражданина записывается по данным национального паспорта
B русскоязычной транскрипции.
- наименование программы;
- срок освоения программы;
- период обучения;
- новый вид профессиональной деятельности и (или) наименование присвоенной квалификации (при наличии).
5.3. Бланк документа подписывается руководителем/лицом его замещающим или лицом, которому локальным актом предоставлено право подписи; председателем аттестационной комиссии; секретарем.
6.4. Бланк приложения к диплому о профессиональной переподготовке содержит:
- типографский номер бланка;
- наименование образовательной программы;
- фамилия, имя, отчество обучающегося;
- период обучения;
- уровень образования и данные о документе об образовании и (или)
квалификации;
- наименование темы итоговой аттестационной работы (при наличии);
- перечень структурных единиц (модулей, дисциплин) учебного плана;
- количество учебных часов на каждую структурную единицу;
- общее количество часов по программе.
6.5. Бланк приложения подписывается:
- руководителем/лицом его замещающим или лицом, которому локальным актом предоставлено право подписи; секретарем.
Подпись на документах проставляется чернилами, пастой черного, синего или фиолетового цвета. На месте, отведенном для печати - «М.П.», ставится печать Организации.
6.6. Дубликаты документов о квалификации/обучении выдаются лицам, утратившим документы, при условии наличия всех необходимых сведений о прохождении данными лицами обучения на основании личного заявления о выдаче дубликата (приложение 5) и предоставления паспорта или документа его заменяющего. Дубликат выдается на бланке, действующем на момент выдачи дубликата.
Дубликат выдается:
- на фамилию, имя, отчество идентичные подлиннику документа;
- на фамилию, имя, отчество обучающегося, указанные в заявлении о выдаче дубликата, при наличии документов, подтверждающих смену фамилии, имени, отчества.
На дубликате документа в заголовке справа вверху ставится отметка «Дубликат».
7. Списание документов, хранение бланков, уничтожение испорченных бланков
7.1. В Организации подлежат списанию:
- выданные бланки документов строгой отчетности;
- испорченные при заполнении бланки документов;
- бланки документов, утратившие силу. Уничтожению:
- испорченные при заполнении бланки документов; - бланки документов, утратившие силу.
7.2. Списание бланков строгой отчетности производится комиссией, утвержденной приказом руководителя. Всостав комиссии входят:
- председатель
- руководитель Организации;
- члены комиссии.
7.3. Списание бланков строгой отчетности производится на основании акта один раз в квартал.
7.4. Испорченные при заполнении бланки документов о квалификации/обучении подлежат замене и возвращаются специалисту, ответственному за документы строгой отчетности, для замены. При этом сохраняется прежний порядковый регистрационный номер документа и дата его выдачи.
Испорченные бланки документов уничтожаются в установленном порядке на основании акта об уничтожении документов (приложение б).
8. Заключительные положения
8.1. Положение принимается на неопределенный срок.
8.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
8.3. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
1.1. Настоящее Положение о порядке хранения в архивах Организации на бумажных и/или электронных носителях результатов освоения обучающимися образовательных программ (далее - Положение) устанавливает порядок хранения, заполнения, выдачи и учета:
- документов об обучении по дополнительным общеобразовательным общеразвивающим программам для детей и взрослых - свидетельств об обучении, сертификатов;
- дубликатов документов о квалификации/обучении у ИП Рудых Л.О. (далее- Организация).
1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.2012г. No 273-Ф3 «Об образовании в Российской Федерации».
2. Общие положения
2.1. В Организации лицам, успешно освоившим соответствующую образовательную программу и прошедшим аттестацию, выдаются сертификаты неустановленного образца.
2.2. Лицам, не прошедшим аттестации или получившим неудовлетворительные результаты, а так же обучающимся, освоившим часть образовательной программы или отчисленным из Организации (в том числе в связи с истечением сроков обучения согласно соответствующей образовательной программы, но не более трех месяцев после предоставления доступов к личному кабинету обучающегося), выдается справка об обучении или периоде обучения самостоятельно установленного в Организации образца (приложение 1).
Бланки справки об обучении или периоде обучения не являются защищенной от подделок полиграфической продукцией.
3. Хранение документов о квалификации и документов об обучении 3.1. Бланки документов хранятся в Организации как документы строгой отчетности и учитываются в соответствии с представленной процедурой.
3.2. Бланки документов о квалификации, являющихся защищенной от подделок полиграфической продукцией, принимаются по товарной накладной, о чем соответственно в: журнале учета выдачи бланков дипломов о профессиональной переподготовке; журнале учета выдачи бланков удостоверений о повышении квалификации; журнале учета выдачи бланков свидетельств о профессии рабочего, должности служащего; делается запись с указанием даты получения, количества полученных бланков и подписи ответственного за приемку лица.
3.3. Бланки документов строгой отчетности хранятся вместе с журналами учета выдачи в шкафу, доступ к которому имеется только у ответственного сотрудника.
3.4. В случае порчи бланков документов при оформлении, испорченный бланк списывается и выдается чистый бланк, о чем в журнале учета выдачи документов (графе «Примечание») делается запись с указанием типографского номера испорченного бланка, типографского номера нового бланка документа, причины списания и подписи ответственного лица.
3.5. Бланк справки об обучении или периоде обучения (электронная версия) хранится в шаблонах документов.
3.6. Бланки оформленных, но не полученных обучающимися документов хранятся в сейфе.
4. Выдача и учет документов о квалификации/обучении, дубликатов документов
4.1. Для учета выдачи документов о квалификации/обучении, дубликатов документов в Организации ведутся следующие учетные документы (приложение 2): реестр документов о квалификации (свидетельств о профессии рабочего, должности служащего) - электронная версия; реестр документов о квалификации (дипломов о профессиональной переподготовке) - электронная версия; реестр документов о квалификации (удостоверений о повышении квалификации) - электронная версия; реестр дубликатов документов о квалификации/обучении.
4.2. В вышеуказанные журналы вносится следующая информация:
- типографский номер бланка документа (серия и номер); регистрационный номер документа; дата выдачи документа;
- фамилия, имя и отчество лица, которому выдан документ;
- дата рождения лица, которому выдан документ (для передачи в Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении);
- уникальный номер индивидуального лицевого счёта застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) лица, которому выдан документ (для передачи в Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении); наименование организации, направившей обучающегося на обучение; наименование образовательной программы; срок обучения (в
часах);
- номер и дата протокола заседания квалификационной комиссии; номер и дата приказов о зачислении и отчислении обучающегося; примечания.
4.3. Дубликат документа выдается:
- взамен утраченного документа о квалификации/обучении;
- взамен документа о квалификации, содержащего ошибки, обнаруженные выпускником после его получения; лицу, изменившему фамилию (имя, отчество).
В случае утраты только диплома либо в случае обнаружения в нем ошибки после его получения выпускником выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему.
В случае утраты только приложения к диплому или обнаружения в нем ошибок после получения выпускником выдается дубликат приложения к диплому.
Лицо, изменившее фамилию (имя, отчество), вправе обменять имеющийся у него документ о квалификации/обучении с новой фамилией (именем, отчеством).
4.4. Для учета выдачи справок об обучении (периоде обучения) в Организации ведется «Журнал регистрации справок об обучении» (приложение 3).
4.5. Документ о квалификации/обучении выдается слушателю:
- лично;
- по заявлению выпускника направляется в его адрес через операторов
почтовой связи заказным почтовым отправлением.
4.6. Для учета регистрации выдачи документов квалификации/обучении, дубликатов документов в Организации ведутся следующие документы (в соответствии с образовательной программой): протокол заседания аттестационной комиссии по профессии рабочего, должности служащего; протокол заседания аттестационной комиссии по профессиональной переподготовке; протокол заседания аттестационной комиссии по повышению квалификации;
индивидуальная ведомость регистрации выдачи дубликатов документов о квалификации/обучении (приложение 4).
В вышеуказанных документах слушатели ставят дату и расписываются за получение документов о квалификации/обучении. В случае если документ о квалификации/обучении необходимо выслать по указанному слушателем почтовому адресу, то вместе с оригиналом документа о квалификации/обучении высылается выписка из протокола заседания аттестационной комиссии. Слушатель ставит дату и расписывается за получение документа и отсылает выписку по указанному в ней адресу.
5. Заполнение документов о квалификации/обучении, дубликатов документов
5.1. Документы о квалификации/обучении оформляются на государственном языке Российской Федерации.
5.2. При заполнении бланков документов о квалификации/обучении указываются следующие сведения:
- регистрационный номер бланка (в соответствии с реестром выданных документов);
- дата выдачи документа;
- место нахождения учебной организации;
- фамилия, имя, отчество лица, прошедшего обучение (пишется полностью в именительном падеже в соответствии с записью в паспорте, или документе его заменяющем). Фамилия, имя, отчество иностранного гражданина записывается по данным национального паспорта
B русскоязычной транскрипции.
- наименование программы;
- срок освоения программы;
- период обучения;
- новый вид профессиональной деятельности и (или) наименование присвоенной квалификации (при наличии).
5.3. Бланк документа подписывается руководителем/лицом его замещающим или лицом, которому локальным актом предоставлено право подписи; председателем аттестационной комиссии; секретарем.
6.4. Бланк приложения к диплому о профессиональной переподготовке содержит:
- типографский номер бланка;
- наименование образовательной программы;
- фамилия, имя, отчество обучающегося;
- период обучения;
- уровень образования и данные о документе об образовании и (или)
квалификации;
- наименование темы итоговой аттестационной работы (при наличии);
- перечень структурных единиц (модулей, дисциплин) учебного плана;
- количество учебных часов на каждую структурную единицу;
- общее количество часов по программе.
6.5. Бланк приложения подписывается:
- руководителем/лицом его замещающим или лицом, которому локальным актом предоставлено право подписи; секретарем.
Подпись на документах проставляется чернилами, пастой черного, синего или фиолетового цвета. На месте, отведенном для печати - «М.П.», ставится печать Организации.
6.6. Дубликаты документов о квалификации/обучении выдаются лицам, утратившим документы, при условии наличия всех необходимых сведений о прохождении данными лицами обучения на основании личного заявления о выдаче дубликата (приложение 5) и предоставления паспорта или документа его заменяющего. Дубликат выдается на бланке, действующем на момент выдачи дубликата.
Дубликат выдается:
- на фамилию, имя, отчество идентичные подлиннику документа;
- на фамилию, имя, отчество обучающегося, указанные в заявлении о выдаче дубликата, при наличии документов, подтверждающих смену фамилии, имени, отчества.
На дубликате документа в заголовке справа вверху ставится отметка «Дубликат».
7. Списание документов, хранение бланков, уничтожение испорченных бланков
7.1. В Организации подлежат списанию:
- выданные бланки документов строгой отчетности;
- испорченные при заполнении бланки документов;
- бланки документов, утратившие силу. Уничтожению:
- испорченные при заполнении бланки документов; - бланки документов, утратившие силу.
7.2. Списание бланков строгой отчетности производится комиссией, утвержденной приказом руководителя. Всостав комиссии входят:
- председатель
- руководитель Организации;
- члены комиссии.
7.3. Списание бланков строгой отчетности производится на основании акта один раз в квартал.
7.4. Испорченные при заполнении бланки документов о квалификации/обучении подлежат замене и возвращаются специалисту, ответственному за документы строгой отчетности, для замены. При этом сохраняется прежний порядковый регистрационный номер документа и дата его выдачи.
Испорченные бланки документов уничтожаются в установленном порядке на основании акта об уничтожении документов (приложение б).
8. Заключительные положения
8.1. Положение принимается на неопределенный срок.
8.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
8.3. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
